Présentation de la Commune et genèse du projet de messagerie
Située à 8 kilomètres de Paris, La Courneuve est une commune de Seine-Saint-Denis marquée par son histoire industrielle et sa population multiculturelle. Avec ses 48 000 habitants et des enjeux sociaux forts, la ville est confrontée à la difficulté de proposer un service public de qualité constante malgré des moyens en baisse.
Face au COVID, comme beaucoup d’autres organisations publiques et privées, la Courneuve a dû mettre en place des solutions d’urgence pour maintenir les activités « télétravaillables » de ses agents. Ainsi des licences o365 ont été achetées et déployées en toute hâte dans le cadre d’un contrat de 3 ans.
En prévision de la fin du contrat de licences en 2023, la question du changement de prestataire s’est bien évidemment posée. La trajectoire budgétaire imposée par o365 n’était pas compatible avec les contraintes économiques de la commune, pour autant il n’était pas question de rogner sur la qualité de la solution de travail collaboratif des agents.
FactorFX et BlueMind : des alternatives Open Source
La Directrice des Services d’Information de la Courneuve, Mme Catherine Soutoul, a pris la tête de la DSI après la crise sanitaire. A la perspective de l’échéance du contrat o365 et dans un contexte budgétaire contraint, Mme Soutoul a choisi de lancer une réflexion auprès de la Direction Générale pour sortir de l’étau de Microsoft.
« Au cours de ma carrière j’ai piloté plusieurs projets Open Source, » explique-t-elle, « il était tout naturel d’ouvrir la réflexion dans ce sens, d’autant plus qu’à cette époque la DINUM* publiait une note indiquant que 365 n’est pas conforme à la doctrine Cloud au Centre et doit être banni des ministères.»
Dans ce contexte, la suite collaborative « MyBSuite », basée sur BlueMind et proposée par l’intégrateur français FactorFx, répondait aux besoins. « J’avais déjà travaillé avec Factor FX », explique Mme Soutoul, « je connais leur expertise et leur sérieux. Nous avions noué une relation de confiance. Quant à BlueMind, ils sont connus et reconnus en tant qu’alternative pour la messagerie collaborative. L’association des deux couvrait parfaitement notre besoin pour un coût divisé par trois par rapport à O365. »
*Direction interministérielle du numérique
Une migration facilitée avec bm-migrator
Le passage de o365 à MyBsuite était contraint par un impératif de délai, du fait des licences Microsoft arrivant à échéance. Il fallait donc être rapide et efficace pour migrer l’ensemble de ses 1200 agents dans un temps court avec le minimum d’impact sur le travail quotidien.
BM migrator, l’outil de natif de BlueMind, a permis d’automatiser l’essentiel des migrations: emails, agendas, contacts, ressources et partages. Pour permettre de tester la nouvelle solution, un split domain a été mis en œuvre permettant à la DSI de migrer en avance de phase. Les deux systèmes – o365 et BlueMind – ont pu coexister et fonctionner ensemble le temps de valider les usages et de mettre en œuvre la migration complète des agents.
Le projet de migration a été mené avec les équipes projets de FactorFX et grâce à des directions pilote en interne très impliquées.
Accompagnement des utilisateurs
« Personne parmi nos agents n’utilisait l’ensemble des fonctionnalités de o365 » explique Mme Soutoul, DSI de la commune, « c’était d’autant plus facile de proposer un changement pour une solution qui corresponde mieux à nos besoins tout en étant souveraine et plus économique. Nous n’avons pas rencontré de résistance en interne mais bien entendu, nous avons été très attentif à prévenir et accompagner les utilisateurs ».
La Courneuve s’est inspirée de la panoplie d’outils mise à disposition par BlueMind pour faciliter le parcours d’adoption des agents utilisateurs : petites vidéos, copies d’écrans, documentation, newsletter interne etc. La commune a choisi de déployer BlueMind en full web, ainsi les agents ont été prévenus qu’à leur retour de vacances leur outil de travail collaboratif aurait évolué.
En reprenant aussi bien les données que les paramètres (ressources, partages, contacts etc), BlueMind a permis aux collaborateurs de retrouver leur contexte d’utilisation et donc de s’acclimater rapidement à la nouvelle solution.
Bénéfices et conseils
« Le meilleur compliment que l’on puisse faire à BlueMind aujourd’hui, c’est que nos utilisateurs n’y pensent pas ! La messagerie, ça fonctionne et ça parait évident, BlueMind est passé comme une lettre à la Poste » plaisante Mme Soutoul.
Le webmail de BlueMind offre un très bon équilibre entre ce que les agents aimaient sur Outlook (en termes de fonctionnalités et d’expérience d’utilisation) et leurs besoins concrets au quotidien. Parmi les avantages majeurs les agents remontent notamment la simplicité de la gestion des agendas et notamment des ressources (salles de réunion en particulier) et la mobilité. Ce déploiement a été très transversal en touchant à tous les métiers de la commune et s’est déroulé de façon très fluide.
Après 6 mois, les agents continuent à se familiariser aux différents outils comme le tchat et le Cloud implémentés dans la solution MyB’Suite et sont de plus en plus autonomes.
« Les économies réalisées nous ont permis de doter tous les personnels, y compris les non administratifs d’une messagerie, » rapporte Mme Soutoul. « Nous avons déployé des bornes de consultations dans les salles de pauses. Aujourd’hui une ATSEM par exemple peut accéder à sa messagerie professionnelle et être pleinement intégrée au cercle de communication de la ville. »
Enfin parmi les avantages majeurs de cette migration, Mme Soutoul relève la proximité et l’écoute de l’intégrateur FactorFX et de BlueMind. Les échanges sont constructifs, les demandes d’évolution fluides, une proximité que seule une solution souveraine française peut offrir.
