> La Digital Workplace de Jalios : réseau social d’entreprise, espaces collaboratifs, social learning, gestion documentaire, gestion de contenu, portail…

Messageries et plateformes
Les outils qui facilitent la collaboration

De Slack à Microsoft Teams, en passant par BlueMind, Citadel ou Jamespot, les messageries et plateformes collaboratives évoluent et cherchent à répondre au plus près aux besoins des entreprises : gestion de projets, partage de documents, communications sécurisées…

Messagerie collaborative, team messaging, Chat-ops, plateforme, RSE… Appelez-les comme vous voulez finalement, puisque ces solutions à la fois de communication et de collaboration sont sans cesse en mouvement et s’enrichissent en permanence… Gestion de contenus (indexation, recherche…), fonction sociale (gestion du profil, des expertise, réseautage…) ou collaborative (ressources partagées, abonnement, veille…), gestion des processus (workflow métier…), les critères d’appréciation sont nombreux et les solutions ont développé davantage telle ou telle fonctionnalité. On peut citer Jive, Elium, Jamespot, eXo Platform, G Suite, Workplace by Facebook, Jalios, IBM Watson Workspace, Confluence, Yammer, Talspirit, Microsoft Teams, Unify Circuit, Citrix Podio, Drupal Comons, Rwist, SeeMy, Elgg, Stride, Tibbr, Telligent et BlueMind, sans toutefois avoir fait le tour complet… Pour connaître en détail les atouts de ces différentes solutions, le mieux est de consulter le benchmark 2018 de Spectrum (www.spectrumgroupe.fr/benchmark/), qui s’intéresse également à la flexibilité des solutions, leur intégration dans le système d’information, leur gouvernance, leur maintenance et leur ergonomie.

Slack, la messagerie dont tout le monde parle et que beaucoup essaient de concurrencer, ne sera ainsi pas la mieux notée en termes de collaboration, avec une note de “complétude” de 53 % dans le domaine, à comparer par exemple à Microsoft Teams qui obtient une note de 66 %, à Jalios gratifié d’un 84 %, à Telligent (80 %), Jamespot (81 %) ou Jive, qui grimpe à 94 %. On n’y trouvera pas Hangouts Chat, la messagerie collaborative de Google, qui après un an en version bêta privée, est sortie en mars dernier pour le grand public. Elle se veut un concurrent de Slack, mais aussi de Microsoft Teams, de Webex (Cisco) ou encore de Workplace de Facebook. Elle est née de la division de Hangouts côté chat et de Hangout Meet côté vidéoconférence. A utiliser avec G Suite, et ses principaux outils (Calendrier, Meet et Drive), elle permet des conversations de groupe et de faire des recherches via son moteur. Des agents automatisent les tâches et elle peut fonctionner avec d’autres applications type Salesforce, Box ou encore Zendesk.

Des messageries de productivité ou Chatops

Slack, Cisco Spark, Microsoft Teams, BlueMind, Jalios, Jamespot ou eXo Platform… Il est quasi impossible pour une entreprise de se passer d’une messagerie collaborative ! Envoi et réception de mails, gestion des carnets d’adresses, d’agenda personnel et partagé pour l’organisation de réunions, partage de documents, utilisation d’applications tierces en synergie, voire création de petites applications, elle est utile au quotidien dans l’entreprise…

Toutes les têtes d’affiche de la “Digital workplace” proposent leur solution de messagerie d’équipe, surfant sur le succès de Slack : IBM avec Watson Workspace, Microsoft avec Teams, Atlassian avec Stride (ex Hipchat)…, avec cette idée, pour se différencier, que certains points importants ne sont pas perdus au fil de l’eau et des conversations. Analyse intelligence des conversations chez IBM grâce à Watson, intégration de Teams à Office ou SharePoint chez Microsoft… « L’offre s’enrichit avant tout de solutions visant la réussite de Slack. Des “Chatops”, que nous pouvons aussi appeler “messageries de productivité”. Microsoft Teams, IBM Watson Workspace, Atlassian Stride, Zoho Cliq, TypeTalk, … : la concurrence s’organise et parvient parfois à dépasser le maître en termes de qualités d’usage. Ce segment constitue à notre avis une typologie de solution à part entière où les maîtres mots sont : simplicité, instantanéité, productivité. Les plateformes plus “classiques”, fidèles à la notion de flux de contenus partagés, sont arrivées à maturité et continuent d’évoluer parfois en essayant de surfer sur la tendance de l’instantané, mais difficile d’associer les deux logiques sans en occulter une », analyse Spectrum. Toutes répondent plus précisément à certains cas d’usages en entreprises : au-delà de la circulation de l’information, la coproduction de contenu, la capitalisation des connaissances, la collaboration par la conversation, ou la gestion d’un intranet…

L’intégration aux suites

La version finale de Teams est sortie il y a plus d’un an dorénavant, et, en avril dernier, l’éditeur revendiquait plus de 200 000 organisations utilisatrices dans le monde dans 181 pays. S’intégrant à Office 365, c’est naturellement que les grandes entreprises, comme General Motors, le groupe hôtelier RLH Corporation et en France Canal+, Sodexo, Technicolor ou Maif…, déjà équipées de la suite l’adoptent, laissant Slack sur le carreau sur ce terrain-là, même si ce dernier revendique, lui, 3 millions de clients payants (et plus de 8 millions d’utilisateurs quotidiens actifs dans plus de 500 000 organisations).

Sorti un peu avant Microsoft Teams, Hangouts Chat, accessible en SaaS, est selon la même logique intégré à G Suite, la suite de productivité de Google. Comme avec Slack et Microsoft Teams, on peut créer des chaînes de discussion par thématique ou projet afin de faciliter le travail d’équipe et partager des documents. Il s’intègre par ailleurs à la brique de visioconférence Hangouts Meet et fait l’objet d’apps natives pour iOS, Android, Windows et Mac OS.

Vers le tout-en-un

Cisco a choisi, lui, de faire converger ses plateformes Cisco Spark et Webex. Ce qui a donné lieu à une nouvelle application pour les réunions : Webex Meetings, ainsi qu’à une nouvelle application de collaboration : Webex Teams (auparavant Cisco Spark). Le tout est assorti des outils vidéo de Cisco et d’un nouveau dispositif permettant de convertir n’importe quelle pièce équipée d’une TV en salle de réunion Webex. Pour se démarquer, Cisco fait appel au machine learning et à l’intelligence artificielle pour améliorer considérablement les réunions des collaborateurs en entreprise.

Webex Teams propose une palette d’outils beaucoup plus riche avec notamment un tableau blanc, une messagerie permanente, un accès invité, le partage de contenus et des fonctions intégrées pour aider les équipes pendant et après la réunion. Ce nouveau nom concerne aussi les éléments matériels déjà éprouvés, le Cisco Spark Board devient ainsi le Webex Board. Cisco en a d’ailleurs équipé tous les espaces clés et la majorité des “labs” des Gold Partners de la troisième édition de Viva Technology avec sa solution collaborative Cisco Webex Board.

Fuze propose une messagerie de groupe, utilisable sur n’importe quel terminal, proposant discussion instantanée et statut de présence actualisé. L’entreprise vante les mérites d’une collaboration qui s’appuie sur des communications audio et vidéo en temps réel et sur une plateforme de messagerie dédiée au travail d’équipe, le tout dans une application unique.

Fin mai, Slack a annoncé la fonction Actions, lors de sa première conférence développeurs “Spec” qui s’est tenue à San Francisco. Elle permet de créer des tâches, de commenter ou de faire des suivis directement depuis la messagerie dans différentes applications partenaires : Asana, Jira Cloud, ToDo , Zendesk, Hubspot, BitBucket, Pocket, Guru, ToDo et Teamline. C’est au total 1 500 applications qui se retrouvent dans la place de marché comme Google, Workday, SAP, Saleforce ou ServiceNow. Oracle l’utilise. Paul Donnelly, vice-président Collaborative and Content Services chez l’éditeur indique : « L’utilisation de Slack a été motivée par les acquisitions, et la nécessité de doter nos employés des meilleurs outils pour qu’ils restent avec nous. Nos salariés nous ont dit qu’ils démissionneraient si on leur enlevait Slack… »

LE MARCHÉ DES OUTILS COLLABORATIFS POUR LES ENTREPRISES EST ATTRACTIF, ÉVALUÉ À 3,2 MILLIARDS DE DOLLARS PAR LA FIRME DE RECHERCHE IDC.

La messagerie collaborative en mode SaaS de la startup Front, lancée par deux Français, fédère, elle, plusieurs canaux : e-mail, Messenger, SMS, Twitter… Ce qui permet par exemple de regrouper toutes les demandes clients dans une même application utilisée par un commercial, quelle que soit leur source. Front s’intègre au CRM de Salesforce et propose des passerelles vers des logiciels de pilotage comme Asana, Trello ou GitHub.

Workplace by Facebook, déclinaison professionnelle du réseau social, avec un dispositif similaire comprenant un profil, un fil d’actualités, des groupes…. Plus de 30 000 organisations l’ont adoptée, à l’instar de Wal-Mart, Starbucks, Spotify ou encore Le Club Med. Remplaçant tous les outils de communication – boîte e-mail, intranet et messagerie instantanée, cette unique plateforme est utilisée par tous les collaborateurs du spécialiste de l’hébergement. Parmi les dernières nouveautés, Facebook a annoncé à sa conférence annuelle F8 qu’une cinquantaine de logiciels s’intégraient à sa solution : Google Drive, Dropbox, Box, BlueJeans, HubSpot, HootSuite, Adobe, Zoom, ADP, Egynte, Business Insider, Kronos, Paychex, SurveyMonkey, Yahoo Finance, Smartsheet, Atlassian, Bloomberg… On y accède sans quitter le réseau social. De quoi commencer à concurrencer Teams, et ses 250 intégrations, et Slack avec ses 1 000 intégrations.

PARTAGE D’EXPÉRIENCE

Institut Pasteur de Lille
De Google Apps à l’open source BlueMind et W’Sweet

Anciennement utilisateur de la solution Google Apps, l’Institut Pasteur de Lille a souhaité adopter une nouvelle solution collaborative, répondant à ses attentes actuelles, à savoir :

• Disposer d’une messagerie collaborative évoluée et intégrée, accessible depuis tout périphérique
• Disposer d’un agenda partagé avec une gestion des droits d’accès et d’un webmail
• Avoir la possibilité de mettre en place un partage de fichier sécurisé
• Avoir une gestion optimale des utilisateurs pour les administrateurs
• Trouver une solution permettant diverses opérations depuis d’autres applications
• Avoir une sécurité maximale de l’outil
• Le tout de manière simple et pratique

Suite à un appel d’offres lancé fin août 2017, la société Worteks a remporté le marché avec sa solution W’Sweet, basée sur la solution de messagerie BlueMind et LemonLDAP::NG. «Ce projet est emblématique de ce que BlueMind propose : permettre aux clients de bâtir un système de communication et de collaboration riche et de qualité en préservant la confiance et la maîtrise dans leurs données. La messagerie collaborative est, et reste, l’outil de communication numéro 1 dans toute organisation. Avec W’Sweet, Worteks l’a bien compris, en basant sa solution sur BlueMind, et a su étendre les fonctionnalités collaboratives, avec la visio par exemple, en préservant l’approche industrialisée de BlueMind », explique Pierre Baudracco, CEO de BlueMind.